档案工作为学校发展服务之我谈——年鉴编写工

档案是记录人类文化活动的载体，是人类文化教育传播的重要工具。如何将档案信息资源最大化利用已成为近年来档案相关工作人员关注的焦点，为满足在校广大师生对于档案应用的相关需求，档案编研工作应运而生。档案编研工作是档案馆开发档案信息资源的重要途径和有效手段，而年鉴编写则是较高效能和形式的提高信息资源利用的手段。随着社会进步和信息资源网络化，新形式、新体制的出现，档案馆在相关年鉴编写的过程中必须保持与时俱进，积极主动地去寻求新方法、新路子，为领导决策和档案馆发展提供必要的基础条件，也让年鉴编写工作更全面和完善，使档案的用途充分地释放和展示。高校档案馆有着丰富的档案资源，是新进教师、职工、研究生、本科生不可或缺的历史课堂及信息库、思想库，而档案编研的成果——年鉴是带领新进教职工和学生走入历史课堂、提高教职工和学生档案意识及信息素养的重要途径，也是高校档案馆工作内容的重要组成部分。近些年来，各高校档案编研工作取得的成绩是有目共睹的，同时也挖掘出一些档案编研人才。但纵观档案历史长河，不难发现，高校档案编研工作还处于基础水平，亟待提高和完善。鉴于此，西安工程大学也制定了相应的档案编研办法，并会依据学校广大师生的档案服务需求编写年鉴。

一、年鉴编写的意义及价值

（一）年鉴编写是满足学校师生档案需求的有效途径。通过对各类档案进行分析研究，之后再综合处理，将各种档案信息按特性和特征分别归入各种门类，印制成册以供各部门及师生翻阅使用。档案馆通过编写年鉴这种形式可极大方便学校管理和教学发展，也方便使用者以最少的时间和精力获取最有效的信息。档案部门也逐渐由过去死板的被动“库管员式”转变为积极主动的“供应式”，这不仅紧跟了时代发展步伐，也可极大激发学校师生对于信息获取的积极性，更为相关领导部门决策提供利好，促进学校档案事业的发展。

（二）年鉴编写是学校档案资源信息化、系统化的重要手段。传统的档案提供利用方式主要是利用者的登门造访，虽然也基本上可以满足利用者的需求，且档案利用人员也可直接找到相关原件。但一方面这样的利用手续繁琐、查找不易，无形间增加了工作人员的工作量。另一方面，利用者也会受到时间、地点等因素的约束，导致档案利用者往返奔波的弊端。而年鉴编写工作的引入则可较好地避免这些不必要的弊端，也进一步打破了档案的“封箱库存”的局面，极大地方便和适应了档案利用者的需求。

（三）年鉴编写为介绍、推广经验提供最新信息。西安工程大学档案馆保存的原始档案材料数以万计，这些档案材料见证和记载了我校历史及文化的发展，既记载成功的经验，也有失败的教训。但在传统的档案管理形式下，这些材料长期淹没在库房的角落中，得到利用的机会少之又少，较多材料不被人们所熟知。而年鉴编写这种方法的引入，可将档案中有价值、有意义，值得推广的资源信息化。撰写成的编研成果可在学校内部综合传达，让记载的成功经验和科研成果推广最大化，使失败的教训深入人心。使档案的形式由“静”到“动”，由“陈”到“新”，搭建起教学单位和教辅单位档案信息的内外沟通的桥梁，以便各部门之间相互沟通与学习，取长补短，共同进步。

（四）年鉴编写为领导决策、教学服务提供最准确的信息。学校档案馆不能继续停留在“库管查档调阅”这种基础的服务形式上，必须作出相应的革新，改变原始的“仓库”及“库管员”模式。简单的编辑汇编、简介等低层次利用工作必须淘汰，必须对于档案资源信息进行综合分析 ，依据主次关系作出相应的调整。编写年鉴及学校大事件，挖掘历史档案中宝贵的资源，提出改善学校相应管理办法的具体措施。为学校相关部门及领导决策和提高工作查考发挥推手作用，为学校的改革发展事业献计献策。

（五）年鉴编写为学校科研工作提供基础参考。西安工程大学是综合性质的研究性大学，所以科学研究具有相对重要的地位，研究也必须立足长远，谋求发展。历史的研究材料就成为后期科学研究最为宝贵的物质，如何发掘出其价值就显得尤为重要，特别是大规模系统化的研究工作更加需要档案研究材料。学校的历史长河漫漫，档案资料堆积如山，利用起来繁琐紊乱。如果档案可以条理清晰地专题整理编研到年鉴内容中，就会大大地方便利用，提高科研工作查档速度和资料利用效率。

文章来源：《西安工程大学学报》 网址: http://www.xagcdxxb.cn/qikandaodu/2020/0819/360.html